Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Quiénes somos

Orchard Assistance S.A. (en adelante, "Orchard", "OASA" o "nosotros") es una Agencia Asesora Productora de Seguros constituida bajo las leyes de la República del Ecuador, regulada por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros (SCVS).

Esta Política describe cómo Orchard recopila, usa, comparte y protege los datos personales de quienes interactúan con nosotros: clientes corporativos, asegurados, beneficiarios, prospectos, visitantes del sitio web, candidatos a procesos de selección y proveedores.

2. Datos que recopilamos

Recopilamos únicamente los datos necesarios para cotizar, intermediar, emitir y administrar las pólizas y siniestros de nuestros clientes. Dependiendo de su relación con Orchard, podemos tratar las siguientes categorías:

2.1. Datos de identificación

• Nombres, apellidos, documento de identidad, RUC, fecha de nacimiento, género
• Estado civil, profesión u ocupación, nacionalidad

2.2. Datos de contacto

• Domicilio, dirección de trabajo, correo electrónico, números telefónicos

2.3. Datos económicos y patrimoniales

• Información financiera necesaria para la suscripción (capacidad de pago, fuente de fondos)
• Inventarios de bienes a asegurar: vehículos, inmuebles, maquinaria, equipos electrónicos
• Información tributaria (facturación electrónica)

2.4. Datos de salud — categoría sensible

• Historia clínica, antecedentes médicos, declaraciones de salud, resultados de exámenes
• Información de hospitalizaciones, tratamientos y reclamos médicos
• Datos de beneficiarios y dependientes en pólizas colectivas

2.5. Datos laborales

• Cargo, empleador, antigüedad, ingresos (para programas colectivos)
• Información de nómina y beneficios (para pólizas grupales)

2.6. Datos técnicos del sitio web y portal cliente

• Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, idioma
• Páginas visitadas, tiempo de permanencia, fuente de referencia
• Cookies y tecnologías similares (ver sección 10)

3. Para qué los usamos

Tratamos sus datos personales para las siguientes finalidades, siempre limitadas a lo necesario:

4. Base legal del tratamiento

Tratamos sus datos personales bajo una o más de las siguientes bases legales reconocidas por la LOPDP (art. 7):

• Consentimiento libre, específico, informado e inequívoco del titular
• Ejecución de un contrato en el que el titular es parte (por ejemplo, su póliza)
• Cumplimiento de obligación legal (reportes regulatorios, prevención de lavado)
• Interés legítimo de Orchard o de un tercero, siempre que no prevalezcan los derechos del titular
• Interés vital del titular o de otra persona (situaciones de emergencia médica)

5. Con quién compartimos sus datos

Orchard no vende ni cede comercialmente sus datos personales. Los compartimos únicamente cuando es necesario para prestar el servicio o cumplir la ley:

• Aseguradoras con las que cotizamos o tramitamos su póliza (AIG, Asisken, Best Doctors, BMI, Chubb, Cóndor, Confianza, Equisuiza, Generali, Humana, Latina Seguros, Mapfre, SaludSA, Zurich, entre otras)
• Reaseguradoras cuando el riesgo lo requiere
• Ajustadores y peritos independientes en el marco de un siniestro
• Proveedores tecnológicos que operan bajo contrato de encargo de tratamiento: hosting (Netlify), correo (Google Workspace), CRM (Notion), comunicaciones (WhatsApp Business)
• Autoridades competentes cuando exista requerimiento legal (SCVS, UAFE, SRI, Función Judicial, Policía Nacional)
• Asesores legales y auditores bajo deber de confidencialidad

Todos nuestros encargados de tratamiento están obligados contractualmente a aplicar medidas de seguridad equivalentes a las nuestras y a tratar los datos únicamente para las finalidades autorizadas.

6. Transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores tecnológicos (hosting, correo, CRM) procesan datos fuera del Ecuador. Estas transferencias se realizan únicamente a países o proveedores que ofrecen un nivel de protección adecuado en los términos de la LOPDP, o bajo cláusulas contractuales tipo aprobadas, garantías equivalentes o consentimiento expreso del titular cuando aplica.

7. Cuánto tiempo conservamos sus datos

Conservamos sus datos personales por el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y, posteriormente, por los plazos exigidos por la normativa aplicable:

• Datos de pólizas y siniestros: hasta 10 años después de la terminación de la relación contractual, conforme normativa del sector seguros
• Datos contables y tributarios: 7 años (Código Tributario)
• Datos de prevención de lavado: 10 años (Ley UAFE)
• Datos de marketing: hasta la revocatoria del consentimiento
• Datos técnicos del sitio: hasta 24 meses, salvo necesidad de prueba

Vencidos estos plazos, los datos se eliminan de forma segura o se anonimizan irreversiblemente.

8. Cómo los protegemos

Orchard aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger sus datos personales contra acceso no autorizado, alteración, pérdida o divulgación. Entre ellas:

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo donde corresponde
• Autenticación robusta y control de accesos por roles en el portal cliente
• Acuerdos de confidencialidad con todo el personal y proveedores
• Política interna de acceso bajo el principio de "necesidad de saber"
• Respaldos periódicos y plan de continuidad operativa
• Procedimiento de notificación de brechas dentro del plazo legal (5 días tras tener conocimiento)

9. Sus derechos como titular de los datos

La LOPDP le reconoce los siguientes derechos sobre sus datos personales, los cuales puede ejercer en cualquier momento de forma gratuita:

• Acceso: conocer qué datos tenemos sobre usted y cómo los usamos
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos
• Eliminación / Supresión: solicitar la eliminación cuando ya no sean necesarios o haya retirado su consentimiento
• Oposición: oponerse al tratamiento en determinadas circunstancias
• Anulación o cancelación: bloquear el tratamiento cuando corresponda
• Portabilidad: recibir sus datos en formato estructurado y transferirlos a otro responsable
• No ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos sin intervención humana
• Revocar el consentimiento en cualquier momento, sin que afecte la legalidad del tratamiento previo

10. Cookies y tecnologías similares

El sitio web de Orchard utiliza cookies y tecnologías similares con las siguientes finalidades:

• Estrictamente necesarias: permiten la navegación y el uso de funciones básicas (no requieren consentimiento)
• Funcionales: recuerdan sus preferencias (idioma, tema)
• Analíticas: nos ayudan a entender cómo se usa el sitio, de forma agregada y anonimizada

Puede gestionar las cookies desde la configuración de su navegador. Tenga en cuenta que deshabilitar ciertas cookies puede afectar el funcionamiento del sitio.

11. Datos de menores de edad

Orchard no recopila datos de menores de edad directamente. En el caso de pólizas que incluyan menores como beneficiarios o dependientes, los datos son proporcionados por el padre, madre, tutor o representante legal, quien declara contar con la autoridad para hacerlo. Aplicamos medidas reforzadas de protección a estos datos.

12. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales, regulatorios u operativos. Publicaremos la versión vigente en esta misma URL e indicaremos la fecha de "última actualización" al inicio del documento. Para cambios sustanciales, notificaremos a los titulares por los medios disponibles.

Le recomendamos revisar esta página periódicamente.

13. Contacto y Delegado de Protección de Datos

Para cualquier consulta, ejercicio de derechos o reclamo relacionado con el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos por los siguientes medios:

Si usted considera que el tratamiento de sus datos vulnera la LOPDP, tiene derecho a presentar una denuncia ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador.